【高频考点】数据清单的设计要求，记录单的使用方法

　　【考点知识要求】掌握数据清单的设计要求，记录单的使用方法

　　【要点】

　　一、数据清单的构建

　　二、记录单的使用

　　一、数据清单的构建

　　(一)概念

　　一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel工作表。

　　特点：

　　1.第一行是字段名，其余行是数据，每行表示一个记录，如果有标题行，则标题行与其他行隔开一个或者多个空行。

　　2.每列数据具有相同的性质。

　　3.在数据清单中，不存在全空行或全空列。

　　(二)构建数据清单的要求

　　1.列标志应位于数据清单的第一行，用以查找和组织数据、创建报告。

　　2.同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。

　　3.避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在它们之间留出至少一个空白的行或列。

　　4.尽量在一张工作表上建立一个数据清单。

　　创建数据清单的方法：

　　(1)直接在工作表中输入;

　　(2)利用记录单的方式录入。二、记录单的使用

　　(一)概念

　　数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。

　　(二)通过记录单处理数据清单的记录

　　1.通过记录单处理记录的优点

　　(1)界面直观，操作简单。

　　(2)减少数据处理时行列位置的来回切换，避免输入错误。

　　(3)特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。

　　2.“记录单”对话框的打开

　　Excel 2003：输入列标志→“数据”→“记录单”

　　Excel 2013：功能区中没有“记录单”命令，以自定义方式添入“快速访问工具栏”中的“记录单”按钮来打开。3.在“记录单”对话框中输入新记录

　　在数据录入过程中，如果发现错误：

　　(1)单个错误，将光标移入该文本框，直接进行修改;

　　(2)发现有误，不便逐一修改，可单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有输入。

　　4.利用“记录单”对话框查找特定单元格

　　5.利用“记录单”对话框核对或修改特定记录

　　6.利用“记录单”对话框删除特定记录

　　查找待删除记录→单击删除→在弹出的“显示的记录将被删除”提示框中，单击删除。

　　记录删除后无法通过单击“还原”按钮来撤销。

　　【例题·多选题】下列各项，属于通过记录单处理记录的优点的是( )。

　　A.界面直观，操作简单

　　B.减少数据处理时行列位置的来回切换，避免输入错误

　　C.输入效率高

　　D.特别适用于大型数据清单的操作

　　【答案】ABD